Um das Problem mit den im Postausgang steckenbleibenden Mails zu fixen, empfiehlt es sich die Mail-App zurückzusetzen (Reparatur!). Leider scheint dies aber dennoch keine dauerhafte, sondern nur eine temporäre Lösung zu sein, da sich die Mails trotzdem hin und wieder aufhängen.

E-Mails werden nicht verschickt

Kennst Du das auch? Du möchtest mit der Windows 11 Mail-App eine E-Mail verschicken und Diese bleibt im Postausgang hängen? Du hast Deine Anbieter-Einstellungen kontrolliert, alles passt und dennoch geht Deine Mail nicht raus? „Es liegt nicht an Dir..“, zumindest häufig, denn leider ist ein derartiges Problem beim kostenlosen Windows 11 Mail-Programm bekannt.

++ Update 01.10.2023 ++

Heute habe ich mich dazu entschieden ein kleines Update zum Beitrag zu schreiben. Und zwar habe ich herausgefunden, dass es auch einfacher geht. Es ist dann zum Glück nicht notwendig eine Reparatur durchzuführen.

Gehe dazu im hier vorgestellten Fenster (wo „reparieren“ steht) hin und klicke stattdessen auf „Beenden“. Dies beendet die Mail-App und alle zugehörigen Prozesse, wo scheinbar der Fehler zu liegen scheint. Keine Ahnung welcher Sub-Prozess dort eventuell hängt, aber das löst zumindest den Fehler bei mir, ohne eine „Reparatur“ durchführen zu müssen.

Auf YouTube ansehen

Keine Lust auf einen langen Text? Kein Problem, schaue Dir einfach das YouTube-Video aus meinem Kanal an. Da bekommst Du alles visuell und fließend zu sehen:

Probleme mit dem SMTP ausschließen

Bevor wir das Mail-Programm (egal Welches) verteufeln, sollten wir vorsichtshalber noch einmal unsere Einstellungen checken. Das sogenannte Simple Mail Transfer Protokoll (kurz SMTP) ist für den Versand der Mails verantwortlich. Dies kann allerdings nur klappen, wenn wir auch eine korrekte Konfiguration dazu angeben, dazu gehören:

• Ein Server / Host
• Der passende Port
• Der Benutzername
• Ein Passwort
• Eine Verschlüsselung / Sicherheit

Diese notwendigen Daten könntest Du (oder ein verwaltender Kollege) zum Beispiel unbeabsichtigt geändert haben. Dann kann das Programm natürlich keine Mail raussenden, da es nicht die notwendige Berechtigung, bzw. die notwendigen Informationen besitzt.

ACHTUNG: Achte darauf, dass Deine Mails bereits gesichert sind, wir möchten beim Fummeln in den Einstellungen auf gar keinen Fall provozieren, dass nachher wichtige Mails weg sind!

Konto-Passwort kontrollieren

Um die benannten Informationen zu überprüfen, öffnen wir also im nächsten Schritt die dazugehörigen Einstellungen. Gehe dazu in der Windows Mail App einfach unten links auf das Einstellungs-Rädchen. Aus Datenschutz-Gründen habe ich hier natürlich einiges geschwärzt..

Gehe dann im nächsten Schritt auf den „Einstellungen->Konten verwalten“ Punkt.

Im nächsten Popup erscheinen dann die konfigurierten Konten. Wähle dort das Konto, wo es Probleme mit dem Versand der E-Mails gibt. Stelle dort sicher, dass im ersten Schritt das korrekte Passwort verwendet wird.

Klicke anschließend auf „Speichern“ und versuche erneut, die E-Mail zu versenden. Theoretisch sollte das bei Abschluss des Speicherns automatisch passieren. Triggere den Versand sonst einfach nochmal mit dem „Synchronisieren“-Knopf, oben, in der Mitte der App.

Konto löschen und neu hinzufügen

Um das Setup eines Kontos zu überarbeiten, muss man das Konto allen Anschein nach löschen und komplett von neu hinzufügen. Gehe dazu in den selbigen Einstellungs-Punkt von oben = „Konten verwalten“. Klicke danach auf „Konto hinzufügen“ und „erweitertes Setup“. Stelle natürlich sicher, dass das vorherige Konto gelöscht ist – das gleiche Konto mehrfach hinzufügen, wird selbstverständlich keinen Sinn machen..

Wähle im „Erweitertes Setup“-Screen nun die Option „Internet E-Mail“. Danach solltest Du Deine Daten, Welche Du durch Deinen Mail-Provider erfahren kannst eintragen. Ggf. hat Dir auch ein Kollege / Mitarbeiter die Daten mitgeteilt. Am Ende solltest Du Daten für den Empfang und Versand für E-Mails vorweisen können.

Für den Empfang verwendet man meist entweder POP3, oder IMAP, für den Versand – wie oben schon erwähnt – SMTP. Häufig sind die Ausgangs und Eingangsdaten die „Selben“, frage hier zur Not Deinen Provider / Kollegen.

Was aber nun, wenn die Daten tatsächlich alle korrekt sind, der Mail-Versand mit dem Windows Mail-Programm trotzdem nicht geht? Dann schaue in die nächste Sektion..

Die gängigste Lösung: Reparatur von Windows Mail

Wenn der letzte Abschnitt, sprich die Kontrolle und etwaige Korrektur Deiner Daten nichts gebracht hat, dann liegt das Problem woanders. Ich gehe auch an dieser Stelle davon aus, dass es nicht an temporären Problemen von Deinem Anbieter liegt. Schicke ggf. eine kurze Mail dort hin, ob derartige Probleme bekannt sind. Falls dies ebenso nicht hilft, dann repariere am besten einmal die Windows Mail App.

Auch wenn dies in diesem Schritt keine Daten gelöscht werden sollten, bitte bedenke meinen Hinweis von oben:

ACHTUNG: Achte darauf, dass Deine Mails bereits gesichert sind, wir möchten beim Fummeln in den Einstellungen auf gar keinen Fall provozieren, dass nachher wichtige Mails weg sind!

Reparatur-Vorgang durchführen

Um die Windows Mail App zu reparieren, klicke Sie einfach mit einem Rechtsklick an. Suche die App durch Drücken der Windows-Taste und Eingabe von „Mail“. Nun kannst Du die Mail App mit der rechten Maustaste anklicken und „App-Einstellungen“ wählen.

Scrolle im erscheinenden Fenster ein wenig runter. Nicht wundern, hier braucht es ab und zu einige Sekunden, bis das Fenster geladen ist. Klicke danach unter dem Punkt „Zurücksetzen“ auf „Reparieren“. Hierbei sollten (laut Windows..) keinerlei Daten gelöscht werden. Es wird nur versucht, die App zu reparieren.

Nun kannst Du die App schließen, kurz warten und wieder öffnen. Danach sollten Deine Mails wie gewohnt versendet werden können. Leider scheint dies aber nur ein immer wieder temporäres Problem und auch eine temporäre Lösung zu sein. Komplett loswerden konnte ich das Problem persönlich leider nicht.

Fazit

Wenn Du Probleme beim Versand Deiner Mails hast, kontrolliere erstmal die Zugangsdaten. Eventuell hat ein Kollege Diese geändert. Vielleicht ist es auch Dir selbst passiert, dass Du die Daten bei Deinem Provider irgendwie verändert hast. Wenn dies nicht hilft, versuche einen Reparatur-Vorgang via „App-Einstellungen“. Wie erwähnt scheint dieses Problem aber immer wieder mal aufzutauchen, daher gibt es also (bis es das Microsoft Team fixt..) scheinbar keine zuverlässige und permanente Lösung. Als Alternative bleibt da ggf. doch nur andere Software – meh!

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Serienbrief Excel

Du möchtest einen Serienbrief mit Excel erstellen, bzw. in Kombination mit anderen Microsoft Produkten wie Word und Outlook?

Dann schaue Dir in meinem heutigen Beitrag gerne an, wie Du unter anderem mit Excel einen Serienbrief erstellen kannst und worauf Du achten musst.

Vielleicht sind anschließend auch noch folgende Beiträge für Dich von Interesse: Excel Kalenderwoche, VBA in Excel öffnen, Excel Makro erstellen.

Daten vorbereiten

Bevor wir mit dem erstellen des Serienbriefs an sich loslegen können, brauchen wir im Optimalfall natürlich irgendwelche Daten.

Diese Daten können dann selbstverständlich später noch erweitert, bzw. ergänzt, sowie editiert werden.

Auf diese Weise schaffen wir uns eine effizientere und vor allem zentralere Datenquelle, mit dessen Hilfe wir arbeiten können.

Tabellenstruktur

Erstelle für unser Beispiel eine Tabelle mit folgender Struktur:

Beispieldaten

Gerne kannst Du die Tabelle auch hier herunterladen:

Excel gerade nicht zur Hand?

Eine weitere Möglichkeit eine Excel-Datei für den Serienbrief zu erstellen wäre noch die Verwendung von Google Tabellen.

Darauf habe ich hier auch kurz zurückgegriffen, weil ich Excel gerade nicht zu Verfügung hatte.

Besuche einfach Google Tabellen und erstelle Dir dort eine passende Tabelle wie die von weiter oben.

Anschließend kannst Du die Daten ganz einfach aus der Web-App exportieren:

Das Word-Dokument aufsetzen – Serienbrief Excel

Im folgenden Abschnitt kümmern wir uns um das Aufsetzen des Word-Dokuments selbst.

Dort legen wir dann unter anderem die Datenquelle und die Platzhalter für unseren Serienbrief fest.

Excel-Tabelle als Datenquelle

Im ersten Schritt des Word-Dokuments legen wir die Datenquelle für unseren Serienbrief fest.

Das können wir über den Reiter „Sendungen„, Menüpunkt „Empfänger“ und mit einem letzten Klick auf „Vorhandene Liste verwenden“ erledigen.

Danach wählt man nur noch die Excel-Datei selbst und das verwendete Tabellenblatt aus und bestätigt das Ganze.

Je nachdem ob man wie in meinem Beispiel auch Spaltenüberschriften verwendet hat, muss man die dafür vorgesehene Checkbox markieren.

Platzhalter festlegen

Nun ist es an der Zeit, den Inhalt des Dokuments inkl. Platzhalter festzulegen.

Gehe dazu einfach nochmal auf den Punkt „Sendungen“ und wähle den Unterpunkt „Seriendruckfeld hinzufügen„.

Anschließend dürften Dir die in der Excel-Tabelle festgelegten Überschriften als Menüpunkte und dementsprechend als Platzhalter zur Verfügung stehen.

Vorschau generieren

Wenn Du nun im letzten Schritt eine kleine Vorschau sehen möchtest, kannst Du auch dies wieder unter dem Punkt „Sendungen“ finden.

Klicke dort auf die Schaltfläche „Vorschau Ergebnisse“ und schon kannst Du deinen Serienbrief mit zentraler Datenquelle bewundern.

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VBScript Email senden

Du möchtest eine VBScript Email senden und dabei eventuell ein Template verwenden?

Korrekterweise hast Du keine Lust dazu, im Zeitalter der Digitalisierung und der Automation alles händisch zu erledigen?

Lerne in diesem Beitrag wie Du dafür unter anderem vorgehen kannst!

Eventuell hast Du auch zu einem späteren Zeitpunkt Interesse an folgenden Beiträgen: Send Key, Replace, Select Case.

Gute alte Email

Die gute alte Email, ein treuer Begleiter aus der Welt der Informationstechnik – leider aber auch häufig für Sachen wie Spam, oder Phishing missbraucht.

Der treue Überbringer als praktische Taube der Neuzeit ist so gut wie jedem Computernutzer bekannt.

Schön ist es vor allem, wenn wir die typischen Aufgaben aus den verschiedensten Bereichen dadurch automatisieren können.

VBScript Email CDO Message

Genau hier kommt dann die CDO Message in’s Spiel, Welche es uns ermöglicht, eine Email via VBScript zu versenden.

Neben den gängigen Eigenschaften einer Email, wie: Betreff, Empfänger, Absender und den Inhalt, können wir auch weitere Einstellungen festgelegt werden.

Dazu zählen z. B. noch die SMTP–Server und Port Kombination, sowie die Benutzerkennung + Passwort.

Code – VBScript Email senden

Schauen wir uns hier nun die einzelnen Bestandteile des zu verwendenden Codes an.

Dabei erstellen wir zuerst ein Message–Objekt und konfigurieren es anschließend, danach wird die Nachricht versendet.

Email-Objekt erstellen

Im ersten Schritt erstellen wir das Email-Objekt, Welches durch die „CreateObject“-Funktion entsteht:

Set email = CreateObject("CDO.Message")

Basis-Informationen der Email

Danach bestücken wir die Message mit ein paar grundlegenden Informationen:

email.Subject = "The Subject"
email.From    = "<TheSenderEmail@domain.com>"
email.To      = "<TheReceiverEmail@otherdomain.com>"

Beginnend in der ersten Zeile mit dem Betreff, gefolgt von Absender & Empfänger setzen wir die wichtigsten Basis-Informationen.

Textinhalt

In der letzten Zeile, setzen wir den Textinhalt der Email:

email.TextBody = "This is my Email content!"

Alternativ dazu, können wir auch die „HTMLBody„-Eigenschaft verwenden, um HTML-Inhalt zu verwenden:

email.HTMLBody = "<h1>Html headline, yay!<h1>"

Server-Konfiguration

Im nächsten Schritt müssen wir uns an die SMTP–Server spezifische Konfiguration machen.

Setze am besten folgende Zeile ganz an den Anfang des Scripts, da wir den Wert dahinter jetzt sehr oft benötigen:

Dim configSchema
configSchema = "https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/"

Als nächstes definieren wir den „sendusing„-Wert, Welcher die Art des Versands angibt:

email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "sendusing") = 2

Danach stellen wir ein paar SMTP-Einstellungen ein, darunter: Server, Port und ob eine Authentifizierung verwendet werden soll:

email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpserver") = "smtp.domain.com"
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpserverport") = 25
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpauthenticate") = 1

Benutzerkennung angeben

Im nächsten Schritt, geben wir die Benutzerdaten wie den Nutzernamen und das zugehörige Passwort an:

email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "sendusername") = "yourusername"
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "sendpassword") = "yourpassword"

Safety first – SSL

In den letzten beiden Schritten setzen wir noch die SSL-Einstellung..

email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpusessl") = True

und updaten die konfigurierten Werte durch die Update-Methode:

email.Configuration.Fields.Update()

Anhänge hinzufügen

Wenn man möchte, kann man der Email auch Anhänge hinzufügen:

email.AddAttachment("<TheFilePath>")

Zum Schluss können wir die Email nun durch den Aufruf der Send-Methode versenden:

email.Send()

Kompletter Code

Hier findest Du den kompletten Code, bereit zum Kopieren!

Dim configSchema
configSchema = "https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/"
Set email = CreateObject("CDO.Message")
email.TextBody = "This is my Email content!"
' email.HTMLBody = "<h1>Html headline, yay!<h1>"
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "sendusing") = 2
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpserver") = "smtp.domain.com"
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpserverport") = 25
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpauthenticate") = 1
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "sendusername") = "yourusername"
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "sendpassword") = "yourpassword"
email.Configuration.Fields.Item(configSchema & "smtpusessl") = True
email.Configuration.Fields.Update()
email.Send()

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