Serienbrief Excel

Du möchtest einen Serienbrief mit Excel erstellen, bzw. in Kombination mit anderen Microsoft Produkten wie Word und Outlook?

Dann schaue Dir in meinem heutigen Beitrag gerne an, wie Du unter anderem mit Excel einen Serienbrief erstellen kannst und worauf Du achten musst.

Vielleicht sind anschließend auch noch folgende Beiträge für Dich von Interesse: Excel Kalenderwoche, VBA in Excel öffnen, Excel Makro erstellen.

Daten vorbereiten

Bevor wir mit dem erstellen des Serienbriefs an sich loslegen können, brauchen wir im Optimalfall natürlich irgendwelche Daten.

Diese Daten können dann selbstverständlich später noch erweitert, bzw. ergänzt, sowie editiert werden.

Auf diese Weise schaffen wir uns eine effizientere und vor allem zentralere Datenquelle, mit dessen Hilfe wir arbeiten können.

Tabellenstruktur

Erstelle für unser Beispiel eine Tabelle mit folgender Struktur:

Beispieldaten

Gerne kannst Du die Tabelle auch hier herunterladen:

Excel gerade nicht zur Hand?

Eine weitere Möglichkeit eine Excel-Datei für den Serienbrief zu erstellen wäre noch die Verwendung von Google Tabellen.

Darauf habe ich hier auch kurz zurückgegriffen, weil ich Excel gerade nicht zu Verfügung hatte.

Besuche einfach Google Tabellen und erstelle Dir dort eine passende Tabelle wie die von weiter oben.

Anschließend kannst Du die Daten ganz einfach aus der Web-App exportieren:

Das Word-Dokument aufsetzen – Serienbrief Excel

Im folgenden Abschnitt kümmern wir uns um das Aufsetzen des Word-Dokuments selbst.

Dort legen wir dann unter anderem die Datenquelle und die Platzhalter für unseren Serienbrief fest.

Excel-Tabelle als Datenquelle

Im ersten Schritt des Word-Dokuments legen wir die Datenquelle für unseren Serienbrief fest.

Das können wir über den Reiter „Sendungen„, Menüpunkt „Empfänger“ und mit einem letzten Klick auf „Vorhandene Liste verwenden“ erledigen.

Danach wählt man nur noch die Excel-Datei selbst und das verwendete Tabellenblatt aus und bestätigt das Ganze.

Je nachdem ob man wie in meinem Beispiel auch Spaltenüberschriften verwendet hat, muss man die dafür vorgesehene Checkbox markieren.

Platzhalter festlegen

Nun ist es an der Zeit, den Inhalt des Dokuments inkl. Platzhalter festzulegen.

Gehe dazu einfach nochmal auf den Punkt „Sendungen“ und wähle den Unterpunkt „Seriendruckfeld hinzufügen„.

Anschließend dürften Dir die in der Excel-Tabelle festgelegten Überschriften als Menüpunkte und dementsprechend als Platzhalter zur Verfügung stehen.

Vorschau generieren

Wenn Du nun im letzten Schritt eine kleine Vorschau sehen möchtest, kannst Du auch dies wieder unter dem Punkt „Sendungen“ finden.

Klicke dort auf die Schaltfläche „Vorschau Ergebnisse“ und schon kannst Du deinen Serienbrief mit zentraler Datenquelle bewundern.

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VBA Range

Du möchtest mit der VBA Range und somit mit einen ganzen Bereich in Excel arbeiten?

Lerne in diesem Beitrag, wie Du mit der VBA Range Funktion ganze Bereiche erfassen und verarbeiten kannst.

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Was ist eine VBA Range

Eine Range in VBA, bzw. in Microsoft Excel, ist – übersetzt gesehen – eine Reichweite von mehreren Zellen einer Tabelle.

Wie Du Dir sicher vorstellen kannst, können wir so diverse Zeilen und Spalten abbilden und letztendlich durchlaufen.

Damit können wir unter anderem Summierungen, oder andere eigene Arbeitsschritte anwenden.

Die Qual der Wahl

Naja ganz so schlimm ist es nicht 😂, jedoch gibt es 2 tolle Auswahlmöglichkeiten für die Ranges.

Die erste Möglichkeit auf die VBA Ranges zuzugreifen ist es, den User ganz einfach wie bekannt seine eigene Auswahl treffen zu lassen und dann im Code auf die Auswahl zuzugreifen.

Bei der zweiten Möglichkeit handelt es sich mehr oder weniger um eine manuelle Methode, wo wir – wie aus Excel bekannt – die Ranges mit ich nenne es mal „Selektoren“ bestimmen.

Manuelle Auswahl des Nutzers – VBA Range

Stell Dir vor, der Nutzer deiner Anwendung markiert die Zellen z. B. wie folgt:

Er hat also praktisch die „Koordinaten“ A1, A2 und A3 in dieser Tabelle, bzw. diesem Tabellenblatt markiert.

Anders formuliert, könnte man diese „Range“ auch in „Excel-Sprache“ ausdrücken, was dann als „A1:A3“ bezeichnet werden würde.

Diese Range können wir im Grunde genauso in unserem VBA Skript verwenden, um die z. B. die Daten aus den respektiven Zellen abzurufen.

Auswahl via Code – VBA Range

Doch bevor wir mit dem tatsächlichen Abrufen von Werten, bzw. Iterieren von Zellen beginnen, werfen wir nochmal einen Blick auf die Auswahl der Range via Code.

Wie oben schon angesprochen verwenden wir dafür einen Ausdruck, Welchen ich als Selektor bezeichne und übergeben Diesen der Range-Funktion aus Excel.

Dim area
area = Range("A1:A3")

Im Code deklarieren wir dazu erstmal eine Variable namens „area“ und weisen Ihr anschließend den Rückgabewert der Range–Funktion zu.

Danach haben wir endlich die Möglichkeit, die einzelnen Zellen, Welche hier durch die Range widergespiegelt werden zu durchlaufen.

Zellen der Range durchlaufen

Um durch die einzelnen Zellen der Range zu iterieren nutzen wir im folgenden Beispiel die „For Each„-Schleife:

For Each cell in area
    ' do something
Next

Nun können wir innerhalb der einzelnen Schleifen-Durchläufe auf die jeweilige Zelle zugreifen.

Wir haben dadurch die Möglichkeit einerseits die hinter den Zellen steckenden Werte abgreifen und setzen, sowie die Formeln der Zellen verändern.

Werte der Zellen abrufen und verändern

Hier zeige ich Dir, wie Du einzelne Werte aus den Zellen abrufen und setzen kannst:

Werte abrufen

For Each cell in area
    Dim value = cell.Value
    ' so something with the value
Next

Werte setzen

For Each cell in area
    cell.Value = "The new Value!"
Next

Mit Formeln arbeiten

Im nächsten Abschnitt kümmern wir uns um das Setzen und Abrufen der Formeln.

Formel setzen

Wir haben die Möglichkeit die Formeln einer Range direkt zu setzen:

Range("A1:A3").Formula = "=Rand()"

Oder wie im obigen Beispiel mit Hilfe einer Schleife:

For Each cell in area
    cell.Formula = "=Rand()"
Next

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